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Portalys ermöglicht dem Auftraggeber die Optimierung von Vorbereitung, Verwaltung und Übermittlung aller Aufträge an Zulieferer und Auftragnehmer. In Verbindung mit den ERP- und GPAO-Systemen des Unternehmens ermöglicht Portalys im Gegensatz zu anderen Anwendungen, für Teilaufträge Angebote anzufordern, Zusatzaufträge zu vergeben und Wiederkehrende Aufträge zu einem Rahmenvertrag zu verwalten.

Bei allen Projekten vereinfacht Portalys die administrative Verwaltung der Zuliefererkontakte, den Einkaufsprozess sowie die Vergabe von Aufträgen erheblich. Dank umfassender Services unterstützt die Lösung Portalys Community die Zulieferer bei der Verwaltung von Materialbestellungen und bei der Optimierung der Produktionskosten.

Der Einkäufer definiert die Reihenfolge der erforderlichen Schritte für die verschiedenen Teile und Baugruppen eines Projekts.

Hierbei wählt aus einer automatisch für jeden Schritt erzeugten Liste die betroffenen Unternehmen aus. Anschließend werden über eine sichere und verschlüsselte Internet-Verbindung die Angebotsanforderungen an die jeweiligen Zulieferer versandt.
Die entsprechend eingehenden Angebote werden vor der Erteilung eines Auftrags nach Kosten, Terminen und Qualitätsniveau analysiert.

Die Personalisierung der Anwendung ermöglicht das Vergeben von Zugriffs- und Freigaberechten sowie doppelte Unterschriften, sodass die bereits existierenden Einkaufsabläufe jedes Unternehmens beibehalten werden können. Die Datenbank mit den Zuliefererdaten ist Eigentum des jeweiligen Unternehmens und kann sehr einfach aktualisiert und ergänzt werden.

	Der Zulieferer wird auf elektronischem Wege oder per Fax informiert, wenn auf der Portalys Web-Site des Auftraggebers neue Angebotsanforderungen abgerufen werden können. Dank des sicheren Zugriffs kann jeder Auftragnehmer nur die jeweils ihn betreffenden Angebotsanforderungen abrufen. Diese Anforderungen sind klar strukturiert und enthalten alle erforderlichen Informationen (Projektinformationen, Mengen, Einkaufsbedingungen, Terminwünsche, Gültigkeitszeitraum des Angebots etc.).		Außerdem kann der Auftragnehmer direkt 2-D-Zeichnungen oder digitale 3-D-Modelle anzeigen lassen, Messungen ausführen oder die Zeichnungen vergrößern, um Details des zu realisierenden Teils zu betrachten. Mit diesem System wird also eine Umgebung für echte technologische Zusammenarbeit implementiert, die die Integration der Zulieferer bereits in der Konzeptionsphase ermöglicht. Die Bearbeitung von Angeboten erfolgt sehr einfach online auf der gleichen Web-Site, über ein eigenes Formular.		Dieses steht nach der Freigabe auch dem jeweiligen Einkäufer zur Verfügung. Je nach den vereinbarten Konditionen hat der Zulieferer die Möglichkeit, erneut auf die Portalys Web-Site des Auftraggebers zuzugreifen, um die Bedingungen des ihm erteilten Auftrags zu bestätigen oder zurückzuweisen.

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